God virksomhetsledelse krever evne til prioritering og riktig valg av prosjekter slik at prosjektporteføljen bidrar til virksomhetens resultater og vekst, og det er i denne sammenheng to kritiske perspektiver:

• Sikre virksomhets- og konkurransestrategisk fokus med valg av de riktige initiativ
• Styring og optimalisering av de eksisterende porteføljer

En porteføljeprosess kan forenkles ned i tre hovedfaser: Fokus, Utvelgelse og Styring.

Fokus - sikrer at man definerer de riktige kriteriene for valg av prosjekter man ønsker å ha med i porteføljen. Dette kan være kriterier som ”Innenfor strategisk retning”, ”Bidrar til økt markedsandel”, ”ROI på ... innen ....”, ”Øker vår konkurransekraft innen ....”, osv.

Utvelgelse – eller prioritering, sikrer at virksomheten velger de riktige prosjektene, de som liger innenfor de definerte kriteriene. Denne fasen foregår ofte i ierasjoner hvor man, etter først å ha gjennomført en prioriteringsworkshop, simulerer forskjellige situasjoner som ressursbruk, totalt kostnads- og risikobilde, eller andre forhold som bør vurderes på tvers av alle prosjektene i porteføljen. I iterasjonsprosessen kan det hende at forhold kommer opp som gjør at man ønsker å prioritere på nytt og kanskje også justere på kriteriene for prioritering (dvs. at man går tilbake til fasen Fokus).

Styring – Når man, fra et virksomhetsperspektiv, føler man har tatt de riktige valg, settes prosjektporteføljen ”ut i livet”. I de fleste tilfeller er allerede flere av prosjektene allerede i gang og det er kun et fåtall nye som er prioritert inn i porteføljen – og noen er kanskje terminert fordi de ikke lenger er innenfor virksomhetens strategiske områder. Porteføljestyring er en sentral del i eierstyring av prosjekter. Det dreier seg om beslutning om valg av satsinger, samt styring og optimalisering av ressurser og risiko for samlet portefølje. Styring av porteføljens risiko består i å vurdere risikoeksponering og risikoprofil for hele porteføljen, ikke bare hvert enkeltprosjekt isolert sett. I styringsfasen følges prosjektene opp, på et overordnet porteføljenivå, ved å monitorere de strategisk viktige parameterne som f.eks. utvalgte KPIer (Key Performance Indicator), risikofaktor, ressursbruk, utviklingshastighet (jfr. agile prosesser) og testgjennomføring (jfr. testdrevet utvikling). Med ”online” tilgang til de kritiske parameterne, vil man han mulighet til å optimalisere porteføljen fortløpende og eventuelt iverksette korrektive tiltak tidlig i prosessen.

Denne artikkelen beskriver hvordan en portefølje av prosjekter kan styres og følges opp effektivt i alle faser. Du beskriver hvordan man, ved bruk av verktøyet Focal Point, velger de riktige prosjektene slik at den totale porteføljen bidrar til virksomhetens resultater og vekst. .

Figuren over viser to prosjekter som skal sammenliknes, Middelware og Storage and data. I dette eksemplet er det kriteriet ”Accordance with Strategy” som skal vurderes (velgt fra en drop-down-boks nederst til venstre i bildet). Man har foran seg relevant informasjon om prosjektene og spørsmålet som ble definert i Fokus-fasen, som for kriteriet ”Accordance with Strategy” var ”Which project builds Strategy mostly?” . Gruppen som evaluerer dette definerer seg fram til en vekting mellom disse to prosjektene og angir valget ved å markere en av <<, <, =, > eller >>, eller en av valgmulighetene imellom. Så trykker man OK og Focal Point kommer opp med to nye prosjekter for vurdering. Slik går man igjennom alle prosjektene og alle kriteriene.

Figuren over viser Total Risk Score for hver av prosjektene, summert i et søylediagram nederst i bildet. Slik kan man også simulere forskjellige scenarier og se hvordan de forskjellige totalverdiene for porteføljen endrer seg ved "drag-and-drop" av prosjektene. Hvis man hadde lagt inn verdier for ressurser og gjerne flere forskjellige ressurstyper, ville man f.eks. sett total ressursbruk for de forskjellige ressurstypene.

Nøkkelord: Intech - Softwareløsninger og -tjenester, sertifisert IBM Business partner, Rational-produktene, Quality Manager, System Architect, Focal Point, Doors